Cómo Preparar una Feria de Vinos como Bodega Exportadora y cerrar ventas

Las ferias de vino son una excelente manera de dar a conocer los vinos de tu bodega. Lo mejor de estas ferias es la posibilidad de reunirse con varios importadores de vino de distintos países en un solo día. Esto es muy beneficioso, ya que en un mismo día puedes encontrarte con tu importador de vino en Alemania y con tu importador de vino en Japón. Estas oportunidades únicas se presentan en las ferias comerciales de vino.

En el mundo del vino, hay muchas ferias comerciales donde mostrar tus vinos. Las más conocidas son la feria de vinos de Düsseldorf (ProWein), Barcelona Wine Week, Wine Paris, Vinexpo, entre otras.

4 cosas que preparar antes de la feria de vino

1. Llega a la Feria con la Agenda Preparada

No puedes ir a una feria de vinos solo con la intención de poner tu stand y esperar que los importadores se acerquen. Antes de ir a una feria de vino con un stand, es importante que contactes previamente con todos los importadores para ver quiénes asistirán a la feria a la que vas. Así podrás cerrar citas con tus importadores para fortalecer la relación o presentarles nuevas añadas.

Otra opción es agendar reuniones con nuevos importadores. Esto puede ser complicado, por lo que muchas ferias ofrecen plataformas para conocer a importadores, aunque generalmente es a puerta fría. Por eso, otra opción es hacer un primer contacto con nuevos importadores para conoceros y ver si ambos estáis interesados en establecer una relación comercial. Y luego concretarlo y catar los vinos en la feria. Para ello, puedes encontrar importadores a través de redes sociales como LinkedIn, buscando en internet y llamando directamente a importadores. Otra opción es utilizar ferias virtuales, que son muy útiles para hacer un primer contacto con importadores y luego materializarlo en una feria de vino internacional.

2. Prepara tu Material Audiovisual para Mostrar

Las ferias ayudan a mejorar la relación con importadores de vino, pero es muy importante mostrar nuestros vinos, tanto los nuevos como los existentes o aquellos que están por llegar. Por ello, es vital situar al comprador en nuestra bodega y nuestros viñedos aunque estés a más de 1500 kilómetros de tu bodega.

Ayúdate de videos de la bodega, fotografías de tu sala de barricas, fotografías de tu viñedo durante la última añada. Como exportador de vino, es importante situar a tu comprador en tu bodega, para así poder entender tus vinos, sus valores y lo que los hace diferentes de la competencia.

En cuanto al formato del material, lo mejor es utilizar formatos digitales. Utilizar un portátil, un monitor o una tablet será lo más efectivo. Generalmente, las bodegas llevan cientos de kilos de papel con folletos y flyers. Pero, siendo realistas, lo que mejor funciona es lo digital. ¿Por qué? Todos salimos de una feria llenos de flyers y folletos que luego no miramos o que tiramos a la basura. Por eso, utilizar formatos digitales ayuda a reducir esto, además de que luego todo ese material se le puede enviar vía e-mail. Lo puedes enviar en el mismo momento o en unos días cuando el importador esté de vuelta en su oficina y pueda verlo más tranquilamente.

3. Prepara la Cata de tus Vinos

Cuando prepares a tu comprador con todo el contenido audiovisual, debes preparar tu cata de vinos para que el comprador pruebe todo lo que le has mostrado. Aquí es donde puedes mostrarle las nuevas añadas de los vinos que tiene en su catálogo, vinos que no tiene en catálogo y que puedan interesarle o mostrarle vinos que aún no han salido al mercado. Esto te hará dar la sensación de importancia a tu importador.

4. Prepara tu Stand

En este punto, es la cara visible de tu bodega dentro de la feria. Por ello, es importante preparar un stand de tu bodega acorde a lo que quieres transmitir, y que vaya acorde a la construcción de tu marca de vino. Independientemente de si vas con stand propio o en colaboración con tu denominación de origen o tu zona geográfica, debes tener en cuenta que aquí es donde podrás mostrar a tu competencia cómo eres. Además, podrás captar algunos importadores que visiten la feria, aunque, como he mencionado, siempre es mejor ir con la agenda hecha.

¿Qué hacer una vez estés en la feria?

1.Estrategias de Engagement en el Stand

Para maximizar la atracción de visitantes clave a nuestro stand, es esencial crear un espacio que invite a la aproximación. Esto no solo se logra con un diseño atractivo y una ubicación estratégica, sino también a través de la interacción humana. Recordemos que son las personas las que hacen la diferencia. Por ejemplo, en situaciones donde el stand esté lleno y nuestros representantes comerciales estén ocupados, un gesto tan simple como una sonrisa y un asentimiento puede comunicar a los visitantes en espera un mensaje de reconocimiento y atención inminente. Estos pequeños detalles pueden influir significativamente en la percepción del visitante, aumentando la probabilidad de que permanezca hasta ser atendido.

El comportamiento de nuestro equipo en el stand es crucial. Actitudes como bostezar, estirarse, aislarse revisando correos electrónicos, o evitar el contacto visual con los visitantes interesados pueden proyectar una imagen negativa y contraproducente a nuestros objetivos de marketing.

2.Detalles que Marcan la Diferencia en Ferias

En el bullicioso ambiente de las ferias, donde convergen distribuidores, enólogos, importadores, sumilleres, entre otros, es vital destacar y mantener un orden en el caos. Para ello, recomiendo:

• Uniformidad corporativa: Que todos los comerciales vistan indumentaria identificativa favorece el reconocimiento y fortalece la imagen de equipo y compromiso con la marca.
• Registro efectivo: Mantener una libreta de notas para registrar información clave de contactos profesionales es esencial. Es recomendable hacerlo inmediatamente después de cada interacción para evitar confusiones o olvidos.
• Networking activo: Es fundamental visitar otros stands, intercambiar impresiones, participar en actividades organizadas y proactivamente invitar a potenciales clientes a nuestro stand.
• Multilingüismo básico: Conocer frases básicas en diferentes idiomas es una excelente estrategia para romper el hielo y atraer visitantes internacionales, continuando la conversación en inglés o español según sea conveniente.

Que hacer después de la feria de vino

Tras concluir la feria de vinos, realmente comienza una etapa crucial del proceso. Durante la feria, hemos presentado nuestros vinos y nos hemos acercado a potenciales compradores. Sin embargo, es común que muchas operaciones no se concreten en el marco del evento. Por esta razón, el periodo post-feria es determinante para finalizar las ventas. Es esencial actuar con prontitud, estableciendo contacto con los importadores a la mayor brevedad posible.

Además, es fundamental realizar un análisis exhaustivo y un seguimiento meticuloso de todas las reuniones mantenidas. Aunque en un principio no se haya concretado una venta, estas interacciones pueden fructificar en el futuro. Por lo tanto, es importante no subestimar el valor de cada encuentro y mantener un registro detallado que permita una gestión efectiva de los contactos establecidos.